Số: 01/KH-VĐTQT. Hà Nội, ngày 22 tháng 08 năm 2024
Căn cứ Thông báo số 31/TB-VĐTQT ngày 22/08/2024 của Viện trưởng Viện ĐTQT về việc nhập học khoá 09 Chương trình LKĐT mỗi bên cấp một bằng cử nhân (DDP) năm 2024, Viện Đào tạo Quốc tế thông báo Kế hoạch tổ chức đón tiếp nhập học trực tiếp đối với sinh viên DDP khóa 09 như sau:
I. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM
1. Họp Ban đón tiếp nhập học
– Thời gian: 14h30 ngày 04/09/2024 (Thứ 4)
– Địa điểm: HT201 – Cơ sở 179 Đội Cấn.
– Thành phần: Toàn thể CBVC, LĐHĐ Viện.
2. Tổ chức đón tiếp nhập học
– Thời gian: Từ ngày 06/09/2024 đến 08/09/2024
+ Buổi sáng: Từ 08h00- 11h00
+ Buổi chiều: Từ 13h30 – 16h30
– Địa điểm: Viện Đào tạo Quốc tế – Học viện Tài chính
HT201, Tầng 2, Số 179 Đội Cấn, Phường Đội Cấn, Quận Ba Đình, Hà Nội
3. Tổng hợp, báo cáo:
– Thời gian: ngày 09-10/09/2024
II. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
1. Tổ chức bàn đón tiếp nhập học
Số lượng bàn đón tiếp nhập học: 4 bàn
Trong đó:
+ 02 bàn thu hồ sơ và giải đáp thắc mắc thủ tục, hồ sơ nhập học, tra cứu thông tin và cấp lại Giấy nhập học (do thất lạc…): BÀN 1 VÀ BÀN 2.
+ 01 bàn giải đáp, giải quyết về các khoản thu học phí, phí thu hộ (BH Y tế, BH thân thể, Tk Office 365): BÀN 3.
+ 01 bàn giải đáp các thắc mắc về tuyển sinh, chương trình đào tạo, hồ sơ Đảng, Đoàn: BÀN 4.
2. Thành phần tham gia trong buổi đón tiếp nhập học:
– Ban chỉ đạo:
- Đ/c Trịnh Thanh Huyền: Trưởng ban
- Đ/c Nguyễn Bích Thuận: Phó Trưởng ban
- Đ/c Chu Thu Trà: Uỷ viên thường trực
- Đ/c Nhữ Thị Thuỳ Linh: Uỷ viên
- Đ/c Đinh Thị Thảo: Uỷ viên
– Tham gia đón tiếp nhập học:
Tầng 1 – Phòng 103:
- Đ/c Nguyễn Thị Mai
- Đ/c Vũ Thị Hồng Vân
Tầng 2 – Phòng 201:
- Đ/c Trần Thị Thanh Hà – Bàn 1
- Đ/c Lô Thị Tuyết – Bàn 2
- Đ/c Nguyễn Thị Duyên – Bàn 3
- Đ/c Lê Thị Minh Ngọc – Bàn 4
– Cán bộ phục vụ đón tiếp:
- Đ/c Phạm Bá Quyết – Trực tầng 1
- Đ/c Nguyễn Văn Giang – Trực tầng 1
- Đ/c Phạm Trường Tam – Trực tầng 2
- Đ/c Ngô Lan Hương – Trực tầng 2
Các cán bộ tham gia trực tiếp đón tiếp nhập học nghiên cứu quy trình đón tiếp; tăng cường phối hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tác phong và thái độ đúng mực với sinh viên khi thực hiện nhiệm vụ.
3. Nhiệm vụ cụ thể của các cán bộ đón tiếp
3.1. Cán bộ đón tiếp tại P103:
– Nhận Giấy báo nhập học của Tân sinh viên.
– Hướng dẫn Tân SV và phụ huynh đến làm thủ tục nhập học tại các bàn đón tiếp
– Tư vấn giúp Tân sinh viên sắp xếp thứ tự hồ sơ nhập học theo Thông báo số 31/TB-VĐTQT ngày 22/8/2024.
– Phát Số thứ tự cho Tân sinh viên nhập học.
– Phát tài liệu cho sinh viên (gồm: Thông báo phí, học phí; Chương trình học; Thời khoá biểu và Chương trình GDCT đầu khoá và tuần lễ định hướng từ 9/9 đến 15/9)
– Hướng dẫn Tân sinh viên kê khai Bảo hiểm Y tế.
3.2. Cán bộ đón tiếp tại sảnh tầng 2:
– Cán bộ đón tiếp tại sảnh tầng 2 nhận phiếu Số thứ tự của Tân sinh viên.
– Hướng dẫn Tân sinh viên và phụ huynh chụp ảnh tại Góc Check-in và nhận Thư chúc mừng từ Lãnh đạo Viện. Tân sinh viên chụp ảnh cùng hashtag có trùng với số trong giấy báo nhập học.
– Sắp xếp Tân sinh viên vào HT 201 làm thủ tục nhập học theo số thứ tự đã được phát.
3.3. Cán bộ tại bàn đón tiếp 1 và 2: Nhận và kiểm tra các giấy tờ
* Danh mục hồ sơ:
1 | Học bạ THPT (01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) |
2 | 02 bản sao công chứng CCCD (bản gốc để kiểm tra) |
3 | 01 Giấy khai sinh bản sao công chứng (bản gốc/bản chính để kiểm tra) |
4 | Giấy tờ chứng nhận ưu tiên thuộc các đối tượng ưu tiên trong tuyển sinh theo quy định của Bộ GD&ĐT (nếu có, 01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) |
Giấy chứng nhận Giải HSG cấp tỉnh, TP/Giải thể thao (nếu có, 01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) | |
Giấy chứng nhận ĐGNL/ĐGTD (nếu có, 01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) | |
Chứng chỉ tiếng Anh quốc tế (nếu có, 01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) | |
5 | 02 bản Lý lịch Sinh viên (Dùng cho HSSV trúng tuyển vào các trường Đại học, Cao đẳng, TCCN) theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo |
6 | Giấy báo nhập học (01 bản gốc) |
7 | Giấy chứng nhận kết quả thi tốt nghiệp THPT 2024 (01 bản gốc và 01 bản sao công chứng) |
8 | Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT năm 2024 tạm thời (01 bản gốc) hoặc Bằng tốt nghiệp THPT (bản gốc, nếu tốt nghiệp trước năm 2024). |
9 | 04 ảnh cỡ 4×6 ghi họ tên sau ảnh (cho vào phong bì) |
10 | Sổ Đoàn (bản gốc) Giấy chứng nhận hoàn thành lớp nhận thức về Đảng (nếu có, bản gốc) Giấy chuyển sinh hoạt Đảng và hồ sơ Đảng viên (nếu có, bản gốc) |
11 | Giấy di chuyển đăng ký NVQS (BCH quân sự quận/huyện cấp) đối với thí sinh nam |
12 | Học phí: 35.000.000đ |
Phí mua bản quyền Microsoft Office 365: 850.000đ | |
Bảo hiểm thân thể (toàn khóa): 230.000đ | |
Bảo hiểm y tế (15 tháng): 1.106.000đ Bảo hiểm y tế (12 tháng): 885.000đ |
* Quy trình kiểm tra, rà soát hồ sơ:
– Rút phiếu biên nhận hồ sơ nhập học của SV
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp bản chính:
(1) Học bạ: Các thông tin của SV trong học bạ bản chính: tên trường THPT, hạnh kiểm, điểm tổ hợp môn…
(2) Giấy CMND/CCCD: bản gốc/bản chính để kiểm tra các thông tin của SV + 02 bản sao công chứng.
(3) Giấy khai sinh: bản gốc/bản chính để kiểm tra các thông tin của SV + 01 bản sao công chứng.
(4) Giấy tờ:
– Đối với thí sinh trúng tuyển dựa vào kết quả học tập THPT, nộp thêm (nếu có):
+ Giấy chứng nhận đạt giải trong kỳ thi HSG, KHKT (cấp Quốc gia), Giấy
chứng nhận đạt giải trong kỳ thi HSG cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: 01 bản gốc + 01 bản sao công chứng
+ Giấy chứng nhận giải thể thao: 01 bản gốc + 01 bản sao công chứng
+ Chứng chỉ tiếng Anh quốc tế (còn hạn tính đến ngày 16/06/2024): 01 bản gốc + 01 bản sao công chứng
– Đối với thí sinh trúng tuyển kết hợp chứng chỉ tiếng Anh quốc tế với kết quả thi tốt nghiệp THPT năm 2024, nộp thêm:
+ Chứng chỉ tiếng Anh quốc tế (còn hạn tính đến ngày 15/07/2024): 01 bản gốc + 01 bản sao công chứng
– Đối với thí sinh trúng tuyển dựa vào kết quả kỳ thi đánh giá năng lực, đánh giá tư duy, nộp thêm:
+ 01 Giấy chứng nhận ĐGNL, ĐGTD (01 bản gốc + 01 bản sao công chứng)
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp bản chính: giấy tờ ưu tiên; giấy tờ đối tượng chính sách…
+ Kiểm tra, đối chiếu các giấy tờ liên quan giữa bản gốc và bản sao công chứng.
+ Kiểm tra bản có chứng thực: Các giấy tờ ưu tiên trong tuyển sinh phải có thêm các giấy tờ xác nhận đối tượng ưu tiên do cơ quan chức năng cấp;
+ Kiểm tra các đối tượng ưu tiên (nếu có) của SV mà nhờ ưu tiên SV mới trúng tuyển
+ Toàn bộ các giấy tờ liên quan sinh viên đã nộp đưa vào túi hồ sơ SV, ghi rõ đối tượng SV diện chính sách (nếu có), tên giấy tờ ưu tiên đã nhận của SV trên phiếu biên nhận hồ sơ, ký xác nhận và chuyển cho SV.
(5) Sơ yếu lý lịch: bản gốc có dấu đỏ
– Lý lịch phải ghi đầy đủ tất cả các mục, có xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
– Có ảnh và có đóng dấu giáp lai trang ảnh.
(6) Giấy báo nhập học:
– Nhắc sinh viên photo có bản chứng thực để giữ lại, nộp bản chính cho Viện.
– Rà soát các thông tin của thí sinh như: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính…giữa bản gốc giấy tờ của SV nộp với danh sách, giấy báo nhập học của SV.
(7) Giấy chứng nhận kết quả thi tốt nghiệp THPT
(8) Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời hoặc Bằng Tốt nghiệp THPT (tốt nghiệp trước năm 2024).
(9) Hồ sơ chuyển sinh hoạt Đoàn, Đảng:
– Kiểm tra, thu nhận hồ sơ chuyển sinh hoạt Đoàn/ Đảng của sinh viên và ký xác nhận trên phiếu nhận hồ sơ.
(10) Giấy di chuyển đăng ký NVQS:
– Kiểm tra, thu nhận và xác nhận trên phiếu biên nhận hồ sơ các giấy tờ liên quan đến di chuyển quân dự bị, đăng ký nghĩa vụ quân sự.
(11) Đánh số giấy báo nhập học theo danh sách đón tiếp vào góc trên bên phải của túi hồ sơ.
Lưu ý:
– Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn thông tin, cán bộ đón tiếp căn cứ vào bản gốc để sửa trực tiếp vào danh sách đón tiếp và báo lại Ban chỉ đạo để giải quyết kịp thời. Các tài liệu nhập học chứng thực không hợp lệ, cán bộ đón tiếp hoàn trả cho SV và ghi vào Bảng kê nợ hồ sơ.
– Nếu phát hiện trường hợp không đủ điều kiện trúng tuyển thì báo cáo Ban chỉ đạo để xin ý kiến giải quyết.
– Kết thúc ngày đón tiếp: hồ sơ SV đã nhập học; giấy biên nhận chưa làm thủ tục nhập học (xếp thứ tự theo danh sách đón tiếp) bàn giao cho đ/c Mai và đ/c Hà (Nhóm Hành chính).
3.4. Cán bộ tại bàn đón tiếp số 3: Thu các khoản phí
– Nhận giấy Biên nhận hồ sơ từ sinh viên.
– Thu các khoản phí và ký nhận vào Biên nhận hồ sơ.
– Giải đáp thắc mắc, thu các khoản thu về: học phí, bảo hiểm, tài khoản Office365…
3.5. Cán bộ tại bàn đón tiếp số 4: Giải đáp thắc mắc
– Giải đáp thắc mắc của thí sinh và phụ huynh về tuyển sinh, chương trình đào tạo, hồ sơ Đảng, Đoàn.
– Tra cứu thông tin nhập học, cấp lại giấy báo bị thất lạc.
Trên đây là các công việc chuẩn bị cho buổi đón tiếp nhập học của sinh viên Chương trình Mỗi bên cấp một Bằng Cử nhân DDP khoá 09. Tất cả các khâu chuẩn bị cho công việc đón tiếp nhập học, các nhóm/ cá nhân liên quan hoàn thành trước 17h00 ngày 05/9/2024.
Đề nghị các Cán bộ trong Viện phối kết hợp tốt để hoàn thành các nhiệm vụ được giao./.
